Passar por todo um processo de contratação apenas para perder alguém depois de algumas semanas para um concorrente é um grande desperdício de recursos. Para evitar isso, as empresas estão tentando ativamente otimizar seu processo de integração para garantir que os novos contratados rapidamente se tornem membros valiosos e engajados de sua organização. Por isso é importante saber sobre o tema, desde a definição de “onboarding” até benefícios e dicas para criar a experiência de integração mais adequada para sua organização.

O que é Onboarding?

Ao contrário da crença popular, a integração é muito mais do que assinar a papelada no primeiro dia no escritório. Na realidade, esse termo se refere a um longo processo que introduz e integra novos contratados em seu ambiente de trabalho. Durante esse período, os colaboradores adquirem o conhecimento, as habilidades e os recursos necessários para serem produtivos em seu cargo. Além disso, o processo de onboarding é o momento em que os contratados aprendem sobre os valores, objetivos e cultura corporativa da empresa e como sua função pode contribuir para o alcance da visão geral.

A duração do processo de integração pode variar de empresa para empresa, assim como as etapas individuais que a equipe de RH realiza. Em algumas organizações, dura apenas alguns dias, enquanto em outras pode levar até um ano ou mais. De qualquer forma, uma regra geral é que a integração começa no momento em que você faz uma oferta até que o colaborador seja capaz de trabalhar de forma independente e ser realmente produtivo em sua função. Chamar a atenção de um candidato para os valores de sua empresa antes que ele pise no escritório pode fazer uma grande diferença em seu engajamento subsequente.

Integração x Orientação

Muitas vezes, as empresas usam esses dois termos de forma intercambiável. No entanto, tal abordagem pode ter um impacto negativo no processo de boas-vindas. Como mencionamos anteriormente, a integração refere-se a uma longa série de eventos que ajudam os colaboradores a obterem o conhecimento, os recursos, as habilidades e os insights necessários sobre sua função, para que alcancem rapidamente a independência e a produtividade. Por outro lado, a orientação costuma durar um ou dois dias e se refere às boas-vindas iniciais que eles recebem. Geralmente inclui conhecer novos colegas de trabalho, obter uma introdução aos valores e missão da empresa e assinar a papelada necessária.

Portanto, é fácil perceber que orientação não é o mesmo que onboarding, mas parte dele. Considerando que ambos os processos são essenciais para uma transição suave para uma nova função, ter uma compreensão profunda deles ajudará você a criar um ambiente de trabalho agradável para seus colaboradores.

Por que o onboarding é importante?

Continuamos dizendo o quanto a integração é necessária para o sucesso e a eficiência da sua organização. Mas o que o torna tão importante? Agora que exploramos o significado de integração, vamos ver alguns dos benefícios que um programa eficaz de integração pode trazer para o seu negócio.

1. Experiência Aprimorada do Colaborador

A alta demanda por talentos faz com que não faltem oportunidades aos colaboradores. Portanto, se a experiência que você criou para eles for inferior, eles sairão rapidamente. Um processo de integração robusto que investiga a cultura da empresa, as oportunidades de crescimento na carreira e a comunicação mútua mostra a seus colaboradores que você investe no desenvolvimento deles e continuará a apoiá-los além dos primeiros meses.

2. Taxas de rotatividade reduzidas

A rotatividade de colaboradores é um desafio caro para as empresas, especialmente quando eles não permanecem por muito tempo e você fica preso em um processo perpétuo de contratação. Felizmente, o treinamento é uma das ferramentas mais úteis para combatê-lo. Especificamente, quando os colaboradores sentem que seu desenvolvimento profissional é apoiado por seu ambiente de trabalho, é mais provável que permaneçam comprometidos com a empresa. Ser capaz de fazer seu trabalho com eficiência e aumentar seu conhecimento e conjunto de habilidades os mantém satisfeitos e produtivos.

3. Atração de talentos mais facilmente

Todos nós sabemos que a notícia se espalha quando uma empresa cria um ambiente de trabalho negativo. Bem, o mesmo acontece para o oposto. Se você se esforçar para criar uma estratégia de integração envolvente que atenda às necessidades, não apenas conseguirá uma melhor retenção, mas também construirá a imagem de sua marca. Os colaboradores modernos estão muito interessados ​​na cultura corporativa e nas oportunidades de treinamento e aproveitarão a chance de trabalhar com você. Sem falar que essa técnica de captação de talentos é mais rápida e menos dispendiosa do que um processo de contratação tradicional.

4. Aumento da Produtividade

Geralmente, leva algum tempo para que os novos contratados comecem a agregar valor real à empresa. Além disso, nos primeiros meses, eles estão tentando encontrar o equilíbrio e descobrir as melhores maneiras de realizar suas tarefas diárias. Um processo de integração bem pensado pode diminuir significativamente o período de “instalação” e ajuda-los a começar a trabalhar. Para conseguir isso, comunique-se frequentemente com seus eles, estabeleça metas, defina suas expectativas e crie um plano para maximizar o desempenho. Dessa forma, você os ajudará a explorar suas capacidades máximas mais cedo ou mais tarde.

5. Cultura empresarial robusta

Obviamente, é importante que seus candidatos tenham o conjunto de habilidades certo para o cargo que você está oferecendo. No entanto, é ainda mais importante que a personalidade deles se encaixe na cultura corporativa. Incorporar seus valores fundamentais no processo de recrutamento e integração garante que você atraia e contrate as pessoas certas. À medida que a integração avança, essas novas contratações poderão rapidamente se tornar parte da equipe, bem como representantes orgulhosos dos valores de sua empresa.

5 etapas para um processo de integração bem-sucedido

Agora você conhece a definição de onboarding e por que sua empresa precisa de um sistema de onboarding. Mas como você pode obter todos os benefícios que descrevemos? Aqui estão 5 etapas que você pode seguir para desenvolver um programa eficaz de integração.

1. Demonstre as políticas e benefícios da sua empresa

Não há duas empresas iguais, e é por isso que os novos contratados precisam saber o que há de especial em sua organização desde o início. Certifique-se de descrever os benefícios, bônus e regalias que se obtém trabalhando com sua empresa no início do processo de recrutamento. Assim, você sai na frente da concorrência e atrai mais talentos. Também é importante que o material de integração aborde as políticas da empresa em relação à saúde e segurança, compliance, melhores práticas, etc., para evitar erros causados ​​por ignorância.

2. Forneça clareza de função

Muitas vezes, as descrições de cargos que os candidatos visualizam durante o processo de contratação fornecem uma imagem muito ampla do que eles devem esperar em relação às responsabilidades de seu novo posto. Portanto, cabe a você fornecer clareza de função para seus novos contratados, para que eles se sintam confiantes e prontos para assumir suas tarefas. Você pode conseguir isso discutindo tarefas gerais, objetivos e responsabilidades durante os primeiros dias e semanas, bem como a forma como eles contribuem para as metas globais da empresa. Não se esqueça de dar a eles acesso a todos os recursos necessários para o melhor desempenho de suas tarefas.

3. Facilitar o treinamento

À medida que os colaboradores se acostumam com o novo ambiente de trabalho, ter orientação e suporte adequados é o que determina sua produtividade futura e dedicação à empresa. Portanto, o treinamento deve ser sua prioridade número um durante a integração. Certifique-se de criar uma programação personalizada que os novos contratados possam verificar para saber o que esperar. Ofereça uma variedade de métodos de treinamento para acomodar as necessidades de aprendizado de seus colaboradores. Por fim, verifique regularmente com eles para acompanhar o progresso do treinamento e mostre que você está sempre disponível para discutir planos ou problemas.

4. Introdução à Cultura Organizacional

Muitas vezes, as empresas não incluem a cultura organizacional em seu material de treinamento de integração, pois acreditam que isso é algo que os colaboradores aprenderão com o passar do tempo. Embora isso seja verdade, ainda é sábio dar-lhes um empurrão na direção certa. Durante as reuniões de integração, certifique-se de explicar o sistema de crenças e valores de sua empresa, as políticas que você segue e as formas como interage. Dessa forma, será mais fácil para eles assimilar seu ambiente de trabalho e formar relacionamentos mais fortes com colegas e clientes.

5. Promova conexões sociais com colegas

Ser o novo cara (ou garota) em uma empresa onde as pessoas trabalham juntas há muito tempo pode se tornar solitário. Para evitar o isolamento social, especialmente em um momento em que o trabalho remoto está crescendo em popularidade, faça das interações sociais parte do seu processo de integração. Combine o membro mais recente da sua equipe com um colega de integração que irá trabalhar com eles através dos processos, responder a perguntas e apresentá-los ao resto dos colegas e à sua cultura corporativa interna. O sistema de amigos pode durar alguns meses, mas possivelmente criará relacionamentos duradouros para o novo contratado.

Melhores práticas para integração eficaz de colaboradores

As etapas de integração que descrevemos acima são um guia geral que você pode usar para iniciar a jornada profissional de seu colaborador de maneira positiva. Mas antes de começar, dê uma olhada nessas 7 práticas recomendadas que criarão uma melhor experiência de integração para seu funcionário e melhores resultados para sua empresa.

Seja claro descrição da função

É responsabilidade do recrutador de RH fazer com que as descrições de cargo sejam atraentes para os candidatos, a fim de atrair mais talentos. No entanto, você deve se certificar de ficar o mais próximo possível da realidade. Se um novo contratado perceber que sua posição real não tem nada a ver com o que foi anunciado para ele, é possível que ele saia rapidamente.

Automatize e personalize o processo de integração

Se você está pensando em otimizar o processo de integração de seus colaboradores, um Sistema de Gerenciamento de Aprendizagem é o melhor investimento que você pode fazer. Um LMS ajudará você a automatizar muitas etapas de integração, definir padrões específicos e acompanhar facilmente o progresso. Além disso, facilita a personalização, pois você pode usar suas diversas ferramentas para criar cursos de integração versáteis de acordo com os interesses do seu colaborador.

Cumprir um cronograma de integração de ponta a ponta

Quando se trata de integração, é sempre melhor ter um plano concreto. Os colaboradores precisam saber o que esperar durante os primeiros meses de seu emprego para que possam autoavaliar seu progresso. Ter um cronograma também é benéfico para o seu negócio, pois permite acompanhar o processo e tomar as providências necessárias. Finalmente, um plano garante que todos recebam o mesmo treinamento.

Priorize o fluxo de informações

Começar em uma nova empresa é uma situação estressante. Há tanto para aprender e tantas pessoas para conhecer. Dito isso, lembre-se de que você precisa controlar o fluxo de informações que seu novo contratado recebe. Embora seja importante conhecer o plano de metas completo da empresa para o próximo ano, talvez comece com a que horas eles precisam comparecer ao trabalho ou como solicitar dias de folga.

Realizar um Meet-and-Greet (conhecer e cumprimentar)

Durante a contratação, um meet-and-greet apresenta os candidatos a seus colegas em potencial, ajudando você a avaliar se eles teriam uma boa aceitação com o restante dos membros da equipe e se poderiam se adequar à cultura corporativa em geral. Mais tarde, durante as primeiras semanas de trabalho, meet-and-greets são usados ​​para estabelecer relacionamentos entre o novo contratado e as pessoas com quem ele irá colaborar no futuro. Incentive os colaboradores a aceitar solicitações de cumprimentos para fortalecer o trabalho em equipe e a colaboração dentro da organização.

Evite uma experiência de integração isolada

Como mencionamos anteriormente, começar um novo emprego pode ser uma situação bastante estressante para muitos. E embora seja necessário usar ferramentas para automatizar o processo, certifique-se de não deixar seu colaborador sozinho durante esse período. Planeje reuniões frequentes de check-in para discutir seu progresso e dar-lhes espaço para fazer perguntas e falar sobre seu futuro na empresa. Dessa forma, eles superarão rapidamente o estresse inicial e passarão a assimilar e se tornar produtivos.

Medir métricas de integração

A melhor maneira de garantir que seu processo de integração seja eficaz é definir métricas que você analisa e compara com frequência. Há muito que você pode medir durante o treinamento de integração, como tempo de entrada e saída, progresso de metas, tempo necessário para concluir tarefas, pontuações de avaliação e muito mais. Use seu LMS para automatizar relatórios de métricas e fique de olho no desenvolvimento de sua mais recente adição.

Conclusão

Um processo de integração bem planejado pode dar aos novos colaboradores a motivação necessária para se tornarem não apenas membros de longo prazo de sua organização, mas também acréscimos valiosos que contribuem para o sucesso organizacional. Se você deseja interromper o ciclo vicioso de alta rotatividade e contratações erradas, siga os conselhos que compartilhamos neste artigo e desenvolva um programa de integração que atraia e mantenha as pessoas certas.

Fonte: https://elearningindustry.com/

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